Tidak semua transaksi bisnis terjadi melalui toko online atau website. Banyak penjual menerima pesanan melalui WhatsApp, Instagram, telepon, atau komunikasi langsung dengan pelanggan. Setelah harga dan pesanan disepakati, langkah berikutnya adalah mengirimkan tagihan dan memastikan pembayaran diterima.
Cara yang masih sering digunakan adalah mengirim nomor rekening, meminta pelanggan melakukan transfer, kemudian meminta mereka mengirimkan bukti pembayaran. Proses ini memang bisa berjalan, tetapi membutuhkan komunikasi tambahan. Penjual harus memeriksa nominal transfer, mencocokkan pembayaran, dan memperbarui status pesanan secara manual.
Link tagihan atau payment link menawarkan cara yang lebih praktis. Penjual dapat membuat tautan yang berisi informasi pembayaran, kemudian mengirimkannya kepada pelanggan melalui saluran komunikasi yang sudah digunakan.
Pelanggan cukup membuka tautan tersebut untuk melihat tagihan dan menyelesaikan pembayaran. Penjual pun dapat memantau status transaksi melalui sistem yang menyediakan layanan tersebut.
Apa yang Perlu Disiapkan Sebelum Membuat Link Tagihan?
Sebelum membuat link tagihan, pastikan informasi pesanan sudah jelas. Tautan pembayaran akan menjadi acuan pelanggan untuk mengetahui apa yang harus dibayar, sehingga kesalahan pada informasi awal dapat menimbulkan masalah ketika transaksi berlangsung.
Ada beberapa hal yang sebaiknya disiapkan.
Detail produk atau jasa
Tuliskan nama barang, jenis layanan, atau keterangan pesanan yang ditagihkan. Jika pelanggan membeli beberapa produk, pastikan setiap item dan jumlahnya sudah sesuai.
Nominal pembayaran
Hitung total tagihan berdasarkan harga, jumlah pesanan, diskon, pajak jika berlaku, serta biaya tambahan yang telah disepakati. Jangan menentukan nominal hanya berdasarkan perkiraan.
Identitas pesanan
Gunakan nomor pesanan atau referensi transaksi agar tagihan mudah ditemukan kembali. Ini sangat membantu ketika bisnis menangani banyak pelanggan dalam waktu bersamaan.
Informasi pelanggan
Nama, nomor telepon, atau alamat email dapat digunakan untuk membantu mengidentifikasi penerima tagihan, jika fasilitas tersebut tersedia.
Batas waktu pembayaran
Tentukan kapan tagihan perlu dibayar. Batas waktu membantu pelanggan memahami tenggat pembayaran dan mencegah tagihan lama dianggap masih berlaku.
Setelah informasi tersebut siap, penjual dapat membuat tagihan melalui layanan pembayaran yang digunakan.
Cara Membuat Link Tagihan
Secara umum, terdapat beberapa cara untuk membuat link tagihan. Metodenya bergantung pada fasilitas yang disediakan oleh penyedia pembayaran dan sistem bisnis yang digunakan.
1. Membuat tagihan melalui Dashboard
Bagi merchant yang tidak memiliki website atau kemampuan pemrograman, Dashboard merupakan salah satu cara paling praktis.
Jika penyedia pembayaran menyediakan fitur pembuatan invoice melalui Dashboard, prosesnya umumnya mencakup:
Masuk ke akun merchant.
Buka fasilitas pengelolaan invoice atau tagihan.
Buat invoice baru.
Masukkan nominal pembayaran dan deskripsi pesanan.
Lengkapi informasi pelanggan jika diperlukan.
Tentukan masa berlaku tagihan.
Periksa kembali seluruh informasi.
Simpan atau buat invoice.
Setelah invoice berhasil dibuat, sistem akan menghasilkan tautan pembayaran yang dapat disalin dan dibagikan kepada pelanggan.
Nama menu dan detail langkahnya dapat berbeda antarpenyedia. Karena itu, ikuti petunjuk pada Dashboard layanan yang digunakan.
2. Membuat tagihan melalui API
Bisnis yang memiliki website, aplikasi, atau sistem operasional sendiri dapat membuat invoice secara otomatis menggunakan API.
Metode ini lebih sesuai ketika pembuatan tagihan menjadi bagian dari alur pemesanan. Misalnya, setiap pelanggan menyelesaikan checkout, sistem langsung membuat invoice tanpa memerlukan penjual mengisi tagihan secara manual.
Secara umum, prosesnya berlangsung seperti berikut:
Pelanggan membuat pesanan pada website atau aplikasi.
Backend merchant menghitung total pembayaran.
Sistem mengirim permintaan pembuatan invoice ke API penyedia pembayaran.
Penyedia mengembalikan informasi invoice beserta URL pembayaran.
Backend menyimpan referensi invoice dan mengirimkan tautan kepada pelanggan.
Pada metode ini, API key harus disimpan di backend. Jangan meletakkannya di kode frontend, browser, atau aplikasi yang dapat diakses pelanggan.
Kelebihan integrasi API adalah proses pembuatan tagihan dapat dihubungkan dengan database pesanan, sehingga informasi produk, nominal, dan identitas transaksi tidak perlu dimasukkan ulang.
Cara Mengirimkan Link Tagihan kepada Pelanggan
Setelah tautan berhasil dibuat, langkah berikutnya adalah menyampaikannya kepada pelanggan.
Pilih saluran komunikasi yang memang digunakan dalam proses penjualan. Tidak semua bisnis membutuhkan email atau aplikasi khusus untuk mengirimkan tagihan.
Mengirim melalui WhatsApp
WhatsApp sering digunakan oleh penjual untuk menerima pesanan, mengonfirmasi ketersediaan produk, dan berkomunikasi dengan pelanggan.
Setelah link tagihan tersedia, penjual dapat mengirimkannya langsung melalui percakapan.
Sebaiknya pesan tidak hanya berisi tautan. Sertakan informasi singkat mengenai pesanan, nominal, dan batas waktu pembayaran.
Contoh pesan:
Tagihan Pesanan #INV-1025
Halo, terima kasih sudah melakukan pemesanan.
Berikut rincian pembayaran Anda:
Pesanan: Produk A
Total tagihan: Rp150.000
Batas pembayaran: 14 November 2026
Silakan selesaikan pembayaran melalui tautan berikut:
https://www.pembayaranku.com/tagihan
Setelah pembayaran berhasil, pesanan Anda akan diproses sesuai ketentuan toko.
Terima kasih.
Format pesan tersebut membantu pelanggan memahami konteks tautan yang diterima. Pelanggan juga dapat memeriksa apakah nominal dan pesanan sudah sesuai sebelum melanjutkan pembayaran.
Mengirim melalui Instagram atau media sosial
Penjual yang menerima pesanan melalui Instagram, Facebook, atau platform sosial lainnya dapat mengirimkan link tagihan melalui pesan pribadi.
Prosesnya hampir sama dengan WhatsApp. Pastikan pelanggan sudah menyepakati produk, harga, dan detail pesanan sebelum tautan dikirim.
Jika tautan terlalu panjang, gunakan fitur salin tautan atau fasilitas berbagi yang disediakan penyedia pembayaran. Hindari menggunakan pemendek URL yang tidak jelas karena pelanggan perlu memastikan bahwa tautan benar-benar mengarah ke halaman pembayaran yang tepercaya.
Mengirim melalui email
Email lebih sesuai untuk transaksi yang membutuhkan dokumentasi lebih formal, seperti pembayaran jasa, pesanan perusahaan, atau tagihan dengan rincian pekerjaan.
Selain tautan pembayaran, email dapat memuat nomor invoice, identitas penjual, rincian layanan, nominal, dan tanggal jatuh tempo.
Dengan demikian, pelanggan memiliki catatan tagihan yang dapat ditemukan kembali ketika diperlukan.
Apa yang Dilakukan Pelanggan Setelah Menerima Link?
Setelah menerima tautan, pelanggan perlu membuka halaman pembayaran dan memeriksa informasi yang tersedia.
Pada umumnya, alurnya mencakup beberapa tahap:
Pelanggan membuka link tagihan melalui browser.
Halaman pembayaran menampilkan informasi merchant dan rincian invoice.
Pelanggan memeriksa nominal serta keterangan transaksi.
Pelanggan mengikuti instruksi pembayaran yang tersedia.
Sistem pembayaran memproses transaksi.
Status invoice diperbarui setelah hasil pembayaran tercatat.
Pengalaman pelanggan dapat berbeda tergantung penyedia dan metode pembayaran yang digunakan.
Pada sistem Hosted Checkout, halaman pembayaran disediakan oleh penyedia layanan. Merchant tidak harus membangun halaman pembayaran sendiri untuk setiap transaksi.
Hal ini membantu bisnis yang ingin menerima pembayaran online tanpa mengembangkan seluruh infrastruktur checkout dari awal.
Bagaimana Mengetahui Link Tagihan Sudah Dibayar?
Membagikan tautan belum berarti transaksi sudah selesai. Pelanggan bisa saja belum membuka link, baru melihat tagihan, atau meninggalkan halaman sebelum menyelesaikan pembayaran.
Karena itu, merchant perlu memantau status invoice melalui Dashboard atau sistem integrasi yang digunakan.
Beberapa status yang umum ditemukan dalam sistem pembayaran antara lain:
Status | Arti |
|---|---|
Pending | Tagihan menunggu pembayaran |
Paid | Pembayaran telah dinyatakan berhasil |
Expired | Masa berlaku tagihan telah berakhir |
Cancelled | Tagihan dibatalkan |
Failed | Pembayaran mengalami kegagalan, jika status ini didukung penyedia |
Nama dan definisi status dapat berbeda pada setiap sistem. Merchant harus memahami arti status berdasarkan dokumentasi penyedia pembayaran.
Jangan menjadikan tangkapan layar bukti transfer atau pesan pelanggan sebagai satu-satunya dasar untuk mengubah pesanan menjadi lunas. Periksa status pada sistem pembayaran yang menjadi sumber informasi transaksi.
Untuk bisnis yang menggunakan API, perubahan status dapat diterima secara otomatis melalui webhook. Sistem kemudian dapat memperbarui pesanan, mengirim notifikasi, atau menjalankan proses berikutnya.
Hal yang Perlu Diperhatikan Sebelum Mengirim Link Tagihan
Kesalahan dalam membuat atau membagikan tautan dapat menimbulkan masalah, mulai dari nominal yang tidak sesuai hingga pelanggan membayar invoice yang salah.
Beberapa pemeriksaan sederhana berikut dapat mengurangi risiko tersebut.
Pastikan nominal sudah benar
Periksa total tagihan sebelum membuat dan mengirim tautan. Jika ada perubahan harga atau jumlah pesanan, pastikan invoice yang dibagikan mencerminkan kesepakatan terbaru.
Periksa identitas dan deskripsi pesanan
Nomor invoice dan deskripsi membantu penjual maupun pelanggan mengenali transaksi. Hindari menggunakan keterangan yang terlalu umum jika bisnis memiliki banyak pesanan.
Perhatikan masa berlaku
Invoice dapat memiliki batas waktu pembayaran. Jika masa berlakunya habis, jangan menganggap tautan tersebut masih dapat digunakan. Periksa status dan buat tagihan baru jika diperlukan.
Jangan mengirim tautan yang salah
Pastikan URL berasal dari penyedia pembayaran yang benar. Jangan mengubah bagian URL atau membuat alamat pembayaran sendiri jika sistem menghasilkan tautan secara otomatis.
Periksa status sebelum memproses pesanan
Pastikan invoice benar-benar berstatus lunas sebelum mengirim barang, memberikan akses layanan, atau menyelesaikan pekerjaan yang mensyaratkan pembayaran di muka.
Simpan referensi transaksi
Nomor pesanan dan ID invoice sebaiknya dicatat agar transaksi mudah ditelusuri ketika pelanggan bertanya atau terjadi perbedaan informasi.
Membuat dan Membagikan Link Tagihan melalui PembayaranKU
PembayaranKU menyediakan fasilitas pembuatan invoice QRIS dan Payment Link yang dapat digunakan merchant untuk menagih pelanggan.
Merchant dapat membuat invoice melalui Dashboard atau mengintegrasikan pembuatan invoice melalui REST API.
Dalam alur Dashboard, merchant menentukan nominal dan deskripsi tagihan, kemudian sistem menghasilkan tautan menuju Hosted Checkout yang dapat dibagikan kepada pelanggan.
Untuk bisnis yang menggunakan website atau aplikasi sendiri, REST API V1 menyediakan endpoint POST /api/v1/invoices untuk membuat invoice. Setelah invoice berhasil dibuat, sistem mengembalikan payment_url yang digunakan untuk mengarahkan pelanggan ke halaman pembayaran.
Pelanggan tidak perlu membuat akun PembayaranKU atau memasang aplikasi khusus. Mereka cukup membuka tautan tersebut dan mengikuti instruksi pembayaran QRIS yang tersedia.
Merchant dapat memantau status invoice melalui Dashboard atau API. Untuk integrasi otomatis, webhook membantu sistem bisnis menerima perubahan status tanpa harus memeriksa transaksi secara manual.
Ada hal penting yang perlu dipahami mengenai status pembayaran. Status matched menunjukkan notifikasi Android Companion berhasil dicocokkan dengan invoice, sedangkan verified merupakan tahapan verifikasi internal PembayaranKU. Status invoice paid adalah sinyal final yang digunakan merchant untuk memproses pesanan sebagai sudah dibayar.
Dengan alur tersebut, pembuatan tagihan, pembagian tautan, dan pemantauan pembayaran dapat dikelola melalui satu sistem.
Informasi lebih lanjut mengenai layanan tersedia di PembayaranKU.com, sedangkan developer dapat mempelajari cara integrasi melalui Dokumentasi API.
Link tagihan membantu bisnis menyederhanakan proses penagihan, terutama ketika pesanan diterima melalui WhatsApp, media sosial, atau komunikasi langsung. Penjual tidak perlu selalu meminta pelanggan melakukan transfer manual dan mengirimkan bukti pembayaran melalui percakapan terpisah.
Dengan membuat invoice yang berisi informasi pesanan dan nominal yang jelas, kemudian membagikan tautan pembayaran melalui saluran komunikasi yang sesuai, proses penagihan dapat berlangsung lebih teratur.
Hal yang tidak kalah penting adalah memantau status transaksi setelah link dikirim. Tautan yang sudah dibuka belum tentu dibayar, dan bukti pembayaran yang dikirim pelanggan tetap perlu dicocokkan dengan status pada sistem pembayaran.
Ketika pembuatan invoice, pembagian link, dan konfirmasi pembayaran terhubung dalam satu alur, bisnis dapat mengelola tagihan dengan lebih efisien sekaligus mengurangi pekerjaan administratif yang berulang.